CONFIDENTIALITÉ
 
Protection des renseignements
Selon la nouvelle législation acceptée et mise en place par le gouvernement fédéral le 1er janvier 2004, Motovan s’est donné comme mission de suivre les 10 principes décrits par la Loi sur la Protection des Renseignements Personnels et les Documents Electroniques (LPRPDE). Pour de plus amples informations sur vos droits ou responsabilités face à cette nouvelle loi, vous pouvez vous référez au site web suivant: http://privacyforbusiness.ic.gc.ca/epic/internet/inpfb-cee.nsf/fr/Home

Veuillez trouver ci-dessous la version complète de la Loi sur la Protection des Renseignements Personnels et les Documents Electroniques de Motovan.

· Responsabilité
Motovan se tient responsable face aux 10 principes énumérés dans la Loi sur la Protection des Renseignements Personnels et les Documents Electroniques. Ces responsabilités sont assurées par l'officier des renseignements personnels de la compagnie (Franco Lipari).

L'officier des renseignements personnels s’assure que tous ces principes sont compris et suivis par l'organisation toute entière. Il doit également être en mesure de répondre à n'importe quelles questions se rapportant à la Loi sur la Protection des Renseignements Personnels et les Documents Electroniques, que se posent les concessionnaires, les clients éventuels, ou les consommateurs.

Motovan protège tous les renseignements personnels tenus par l'organisation dans ses systèmes internes/logiciels. Les renseignements personnels de clients ne sont jamais transférés à un troisième parti sans le consentement spécifique de l’intéressé.

Motovan se tient responsable de toutes conditions détaillées dans la Loi sur la Protection des Renseignements Personnels et les Documents Electroniques.

Motovan recueille auprès de ses clients les renseignements personnels suivants:

1. Pour ouvrir un compte (une demande de crédit est complétée):
Les renseignements recueillis incluent les noms des contacts principaux, le nom de la société, l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro de fax, le(s) courriel(s), l’adresse Internet, le nom de la banque et les contacts, le secteur d’activité de l’organisation, la date d'incorporation, les noms des fournisseurs, etc…

Ces renseignements sont utilisés pour assurer le traitement de commandes et la livraisons de(s) produit(s)/service(s)

Tous les renseignements recueillis sont transférés dans le réseau de la compagnie, auquel les employés ont accès. Cependant, seul le département de comptabilité a la permission de modifier ces renseignements personnels destinés aux revendeurs..

2. Utilisation par le département de marketing:
Le département de marketing envoie régulièrement des communiqués de
presse / promotions / publicités / autres par courriel / fax / courrier aux concessionnaires / clients
éventuels / consommateurs afin qu'ils soient conscientisés / informés d'événements ayant un intérêt pour eux.

Motovan donne toujours la possibilité aux concessionnaires / clients éventuels / consommateurs de retirer ces renseignements personnels de la base de données du département de marketing, s’ils le souhaitent.

Les concessionnaires sont ajoutés à la base de données du département de marketing de Motovan dès qu'ils sont considérés comme concessionnaires approuvés de Motovan. Les concessionnaires sont avertis de leur adhésion à la liste de Motovan dès qu'ils soumettent leur demande de crédit.

Les clients éventuels / consommateurs peuvent s’enregistrer dans la base de données du département de marketing par l’intermédiaire de notre site web. Il est entendu qu’en s'enregistrant dans la base de données, les clients éventuels/consommateurs sont d’accord pour être contactés par n’importe quel moyen par de Motovan.

Cependant, toutes les relations avec les clients éventuels / consommateurs leurs permettront de se retirer de la base de données.

Le but de cette collecte de renseignements pour le département marketing : Informer les concessionnaires / clients éventuels / consommateurs par divers moyens, sur les nouveaux produits et produits existants, les marques, les offres de services, les nouvelles, les événements de l'industrie des sports motorisés. Le département de marketing n’utilisera que les renseignements personnels fournis par la base de données afin de distribuer les outils de promotions marketings, à moins que le client donne son consentement pour une autre utilisation. Ces renseignements seront recueillis par courriels, Internet, fax, téléphone ou courrier.

Chaque promotion distribuée par Internet / courriel par Motovan comportera:
-La politique de renseignements personnels de Motovan et une personne à contacter en cas de questions.
- Une façon pour les concessionnaires / clients éventuels / consommateurs, de retirer certains renseignements personnels de la base de données du département de marketing.
- Une façon pour les concessionnaires / clients éventuels / consommateurs, de corriger ces
renseignements personnels.
- Une façon pour les concessionnaires / clients éventuels / consommateurs de nous faire part de leurs remarques.

·Identification des objectifs
Avant de devenir un concessionnaire, Motovan envoie à chaque nouvelle société une demande de crédit. Au dos de ce document, une mention indique que tous les nouveaux concessionnaires de Motovan feront partie de la base de données marketing. Motovan leur conseille de lire la politique de renseignements personnels située sur son site web, au lien suivant : www.motovan.com. Cependant, après le 1er courriel/courrier/fax/autre communication de marketing, le concessionnaire peut décider de se retirer de cette base de données. Cette opération peut se dérouler à n'importe quel moment, en contactant Motovan par téléphone, fax, e-mail, Internet.

· Consentement
Dans le cas de nouveaux concessionnaires, le consentement prend effet en signant la demande de crédit (classée par le département de comptabilité comme preuve de signature). Cependant, avec les concessionnaires existants, le consentement par rapport aux insertions dans la liste de Marketing est obtenue par Internet, par téléphone ou par courrier (le consentement des concessionnaires / clients éventuels / consommateurs est géré par le département de marketing).

Si un concessionnaire / client éventuel / consommateur choisit d'enlever ses renseignements
personnels de la base de données du département de marketing (le consentement est retiré), il prend la responsabilité de ne pas être informé de nouvelles promotions, nouvelles marques, nouveaux services, actualités, etc… que Motovan peut offrir à un moment donné. Il est alors entendu qu’en retirant son consentement, aucune publicité ne sera communiquée au concessionnaire / client éventuel / consommateur à moins d’avis contraire.

· Les limites de la collecte de renseignements
Motovan recueillera seulement les renseignements pertinents au traitement et à la livraison de ses produits. Dans le cas de matériels de marketing, seuls les renseignements pertinents à la livraison et aux suivis des matériels de marketing seront recueillis (les informations de base - le nom, le nom de société, et le courriel – ainsi que: le nom, le nom de société, l'adresse, le téléphone, le fax, le courriel).

· Limites de l’usage, la divulgation, et la rétention de renseignements
Les renseignements personnels du concessionnaire / client éventuel / consommateur seront utilisés uniquement dans les cas suivants:
En cas de traitement de commande et de livraison
En cas de communication d'événements, de promotions, de matériels promotionnels,
de catalogues, de communiqués de presse, d’annonces et d’autres efforts de commercialisation etc...

Aucune information concernant un client ne sera dévoilée pour des raisons autres que celles stipulées ci-dessus.

· Exactitude

Les informations concernant le concessionnaire / client éventuel / consommateur peuvent être changées / mises à jour, à tout moment. Les concessionnaires / clients éventuels / consommateurs peuvent demander la mise à jour de leurs propres renseignements personnels. Si Motovan est contacté pour un changement de renseignements, toutes les modifications seront faites endéans 48 heures.

Pour qu’un concessionnaire / client éventuel / consommateur reçoive la liste d’informations tenues par Motovan, celui-ci doit contacter Motovan par courriel, fax ou téléphone. Motovan leur enverra alors les renseignements correspondants à la demande. Les clients doivent contacter l'officier de renseignements personnels pour ce type de demande.

·Sécurité des renseignements

Les renseignements des clients sont protégés par divers moyens:
- Accès limité aux employés qui traitent directement les comptes.
- Protection du système informatique de Motovan (firewalls, etc…).

Ces deux précautions assureront que tous les renseignements seront correctement protégés et utilisés au sein de l’organisation, pour le traitement efficace des commandes et du transfert des renseignements.

· Disponibilité des renseignements
À tout moment, le client peut demander une copie de la politique de renseignements personnels de Motovan. Cette politique est accessible sur les sites web de Motovan (www.motovan.com, www.roadkrome.com, www.quadraxatv.com ) et peut être transférée à un client par un employé de Motovan. Tous les concessionnaires sont conscients de notre politique de renseignements personnels comme il est stipulé dans la demande de crédit de Motovan.

· Accès individuel
À tout moment, les concessionnaires / clients éventuels / consommateurs peuvent demander à consulter leurs profils de renseignements personnels. Les personnes, autres que les individus ayant donnés leur consentement à être inclus dans la base de données de Motovan, ne peuvent pas accéder aux renseignements d'autres membres de la base de données.

· Défiant la conformité
Si à n'importe quel point un individu (incluant concessionnaires, clients éventuels, consommateurs) a le sentiment que Motovan n'a pas rempli sa responsabilité dans les termes de la loi sur les renseignements personnels, une plainte formelle peut être déposée.

Si vous avez des questions ou des commentaires en ce qui concerne cette politique, n’hésitez pas à nous contacter par l’intermédiaire de notre officier des renseignements personnels:


Franco Lipari - flipari@motovan.com